不具合が生じた場合の連絡先について
↓こちらは、不動産に関する全般のお問合せ先
賃貸に限りませんが、日常生活をしていく中で不具合は起こりえます。電気、ガス、水道、テレビ、インターネット環境などのライフラインに関わる事から、壁や床、建具、鍵、設備、水漏れや雨漏りなどその内容は多岐に渡ります。
自己所有のお家なら自分自身で直したり業者を呼んだりする事になります。ただ、賃貸物件にお住いの場合はちょっと違ってきます。どの業者を呼ぶのか？かかる費用の負担はどうなるのか？（借主さんが支払うものか、貸主オーナーが支払うものか）その判断によって対応が変わってきたりします。
まず、連絡はどうするのか？
家主様が自主管理をしている物件の場合は、そのまま家主様が連絡先になってきます。仲介をした不動産会社に連絡が入る事もあるのですが、実際に手配を行うのが家主様となるためです。
ここでよく分からなくなるのが、連絡する先が『管理会社』なのか『仲介した会社』なのか。仲介会社に連絡をしてはいけない、という事はありません。ですが、入居した後の窓口は『管理会社』となるので、仲介会社も伝言をお伝えする役割しか出来ません。
『管理会社』によっては、直接入居者本人からの連絡しか受付をしない。専用の連絡先やアプリがあってそこからの受付しか対応しない。といった場合があります。残念ながら『仲介会社』としてはその旨をお伝えするしか出来ません。契約の説明時にきちんと説明をしておきたいですね。
不具合の連絡を受けた管理会社は、、、
冒頭に述べましたとおり、不具合とはいっても内容は多岐に渡ります。電話を受けた管理会社の担当社員は、まずはしっかりとその内容を聞き取る事が求められます。「物件名」「号数」「お名前」から始まり「不具合の箇所」「内容」「急に起きた不具合か以前からの不具合か」「緊急性」などを聞いていきます。
不具合の状況に混乱した状況でご連絡いただく場合もあります。受電した担当者はお話を聞きながら、なるべくお客様が落ち着いてお話出来るように対応します。慌てた状態で用件をずっとお話いただいても、こちらは状況が把握出来ない場合もよくあります。聞き手の腕が問われる場面とも言えます。
状況によっては店舗の担当者がその現地を見に行く事になります。最近では訪問する前にＬＩＮＥやメールで写真を送っていただく。といった方法もとれるようになりました。写真があるのとないのとでは状況の把握のしやすいさが随分違います。店舗の担当者がいかなくても、最初からその不具合に適した業者を手配出来れば入居者様の負担も少なくすみます。（業者や担当者がお伺いする場合、入居者様にはその時間に在宅いただく必要がありますもんね）
↓ビジネスLINEで状況をお伝えいただく事も。
不具合の起きた状況や、設備なのかそうではないのか、入居の期間はどれくらいなのかなどを元に費用負担を決めていきます。どんな局面でも入居者様がお支払いをするわけではありませんし、その逆に、全部オーナーが負担するとも限りません。そういった判断を正確に早くしていく事も賃貸管理業者には求められます。
また不具合を改善しようと業者手配などを行った後も、「いつ伺うのか」「どのような内容の作業を行うのか」「費用負担は？」といった連絡が必要ですし、すぐに改善出来ない場合や時間がかかってしまう場合には「途中経過として中間報告を行う」事が必要です。
不具合が起きているという事はご迷惑がかかっているわけです。管理業者としてはお客様の気持ち立場になって対応を進めていく事が大事です。時折お叱りを受けたりする事もあるわけですが、お客様に安心で快適な生活を送っていただけるよう必要な対応はしっかりと実行していきたいですね。
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